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忙しいあなたへ。自由な時間を得るための5つの時短効率アップ法

忙しいあなたへ。自由な時間を得るための5つの時短効率アップ法

質問です!
『アメリカ人は生涯の半年にあたる時間を〇〇に費やします。○○に入る言葉とは何でしょう?』
答えは最後にお伝えします。

関わりあるオーナーさん達を見ていると、皆さんとても忙しそうにお仕事をこなしていらっしゃいます。

小規模ビジネスでしかも自分一人だけで運営していれば、一人で全ての業務をこなさないといけないのでとても大変です。

繁盛すればするほど、休日返上で朝から夜遅くまで忙しく動き回り、寝る時間も少なくなりがち。お会いした時には疲労感を隠せない方もいらっしゃいます。

好きなことを仕事にして自由に使える時間を手に入れたくて開業したのに、気づけば前よりも自由な時間が少ない!
・家族と過ごす時間
・趣味に没頭する時間
・一人で好きに過ごす時間

今からでも遅くない!あなたが自由に使える時間を手に入れたい方にこそチェックしてほしい内容です。

なるべくなら、あまり時間を取られたくない作業をサクッと終わらせて、自由に使える時間やオーナー本来の仕事(集客)に集中できる時間を確保しようというわけです。

こんな方におすすめ
家族と過ごす時間を毎日手に入れたい
趣味に没頭する時間を毎日手に入れたい
自由に過ごせる時間を毎日手に入れたい

わかること
時間に余裕をもてるようになるための5つの作業効率アップ術をご紹介。
今日から取り組めば、必ず時間を確保できるでしょう。

忙しいあなたへ。自由な時間を得るための5つの時短効率アップ法

メールやLINEに振り回されない

気づけばメールやLINE連絡に多くの時間を費やしていることがあります。
友達との楽しいLINEのやりとりで、1〜2時間過ぎていた経験は私だけではないはず。

便利な連絡ツールですが、時間を奪われる最大要因の1つです。
たとえ連絡相手が、お客さんや業者であっても奪われる時間を極力減らすことは可能です。

その一つの例として、メール等の内容チェックは徹底して『後回し』にしましょう。

緊急性があれば、直接電話をかける方が手っ取り早いことは誰しもが理解しています。
そこを抑えたうえで思い切って後回しにしてみましょう。

名刺交換のとき、初めてメール等のやり取りをするときなどに1日1回しか内容確認しないことを伝えると後々楽になります。

もちろんお客さんには、メール等以外での連絡手段を用意しておくことは重要です。忘れずに電話番号など緊急に対応できる連絡手段を用意して伝えておくことも大切です。

ちなみに自由時間をうまく確保できているオーナーさんの中には、時間を取られたくない理由から朝の30分だけしかメールをチェックしない方もおられました。その30分のうちに返信もしてしまうのだそうです。

まとめて記入

来店のお礼やイベント、誕生日のお祝いを伝えるサンキューレターやバースデーカード。
これらはまとめて書いた方が圧倒的に効率が良いので、この方法をオススメします。

なるべく手書きで書くことをオススメしていますが、毎回毎回内容が違えばそのぶん時間も掛かります。

そんな時は事前にテンプレート(ひな形)を用意しておきましょう。あとは必要な時に一言添えるだけでだいぶ時短できます。

『時短=手書きを辞めよう』なんて思わないでください。手書きは大切ですよ。

電話は要件のみ

電話受信に関しては、予約や注文の場合があるのですぐの対応が肝心ですが、こちらから掛けなければいけないものに関しては、まとめて電話をすることで時短が狙えます。

その際、同内容のものをまとめて連続でかけるようにしてみる方法はオススメです。
内容があれこれとブレることなく、集中できるので効率的になります。

また長話程無駄なものはありません。
相手から掛ってきた場合は、相手の気分を損ねないようにうまいこと電話を切る口実を用意しておきましょう。

断り文句を事前にいくつか用意しておくことも方法の1つです。

ペーパーワーク

特定のビジネスによっては、問診表やカルテ記入が必要になってくる場合もあります。
また多い時だと、面談やカウンセリング中、施術後の2回記入が必要になってくる場合もあるでしょう。

施術中や施術後に得た情報を忘れない為にも、すぐ記入したいところ。これは仕方ありません。

こういった場合は、事前にカウンセリング表や問診表に工夫をしておけば有る程度、時短が可能です。

例えば、
・該当するものに○を付けるようにしておき、それ以外の事柄に関しては記入する
・質問などお客さんに確認したいことを統一しておく

お客さんに事前に断ったうえで、カウンセリング時は話を聴くと同時にパソコンで入力する選択方法もあります。ちなみに僕はこの方法を取り入れています。

お願いする・明日にまわす

今日しなければならないこと以外は別に明日でも構わないわけです。
だったら無理して今日おこなおうとせず、後日おこなうことも自由な時間を得るための選択の1つです。

疲れた体と判断能力が落ちている頭では、うまくこなせないかもしれません。
失敗してしまうリスクが高い場合や重要な決断や高い成果を求められる急用でない案件に関しては思い切って後日にまわしてみましょう。

また、あなた自身が不得意としている分野のものに関しては無理して取り組もうとしないことも時短効率アップ法の1つです。

アウトソーシング(外注)できそうなら、積極的に利用してみることもオススメです。

まとめ

連絡ツールや単純作業に時間を奪われ振り回されないように、しっかりと管理することで貴重な時間を失うことがなくなります。

当たり前におこなっていることを一度疑問を持った視点で見つめ直してみましょう。
・今やらなければいけないのか?
・あとにはまわせないのか?
・誰かに迷惑がかかるか?
問いかけしてみるといいかもしれませんね。

案外と過剰対応している部分が見つかって、あなたのビジネスに必要ない部分が見つかるかもしれません。1~2分稼ぐだけでも、年間に換算すると結構大きな時間を確保することができます。

冒頭での質問

「アメリカ人は生涯の半年にあたる時間を〇〇に費やします。さて○○に入る言葉は何でしょうか?」の答えですが、正解は“信号待ちをして過ごす時間”です。

約6ヶ月…182日…4368時間…ものすごい時間です。1回の信号待ちの時間は1~2分くらいでしょうが、チリも積もれば…ですね。

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